Ist neu immer gut? Vom Umgang mit Veränderungen

Die Geschwindigkeit von Veränderungen in Unternehmen hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen. Gleichzeitig nimmt die Beständigkeit von Lösungen rapide ab. Was gestern noch die beste Option war, kann morgen schon wieder veraltet sein. Dieses als permanenter Wandel beschriebene Phänomen sorgt dafür, dass in schwierigen Situationen oft schnelle, unüberlegte Entscheidungen getroffen und eine schnelle Umsetzung der Maßnahmen verlangt werden. Routineabläufe und Ruhezyklen werden dadurch reduziert und nicht selten sind viele Mitarbeiter*innen mit der Komplexität der Veränderungen und dem Tempo, mit dem diese umgesetzt werden, überfordert.

Durch hastig getroffene Entscheidungen kann Stress in ihrem Unternehmen entstehen. Wir sind der Ansicht, dass ein erfolgreicher, nachhaltiger Change-Prozess Ordnung und Struktur und insbesondere Führung und Kommunikation braucht. Wir raten in unseren Projekten trotz des Drucks, der diese oft begleitet, daher stets zu strategisch durchdachten Lösungen und der Einbindung aller Mitarbeiter*innen. Gerade dann, wenn es um die Auswahl von Collaboration-Tools geht.

Wie viel ist zu viel?

Die Google Suche nach „Collaboration-Tools“ liefert 670 Millionen Ergebnisse. Ganz so viele Anbieter sind es dann zwar doch nicht, aber wenn man die Suche nach Anbietervergleichen konkretisiert, wird man dennoch mit einer Flut verschiedener Anbieter überrollt. Von Teams über Asana bis hin zu Trello versprechen alle innovatives Arbeiten und eine neue Form der Kollaboration. Was das konkret bedeutet, wird oft jedoch nicht wirklich klar. Dies kann dazu führen, dass Entscheider*innen die Funktionalität der Tools falsch einschätzen und aufgrund des zeitlichen Drucks, eine Lösung zur digitalen Zusammenarbeit umzusetzen, die falsche Auswahl treffen. Nicht für jedes Team eignet sich Slack, nicht für jedes Team ist Google Workspace die richtige Lösung. Wenn dann auch noch die eigentlichen Nutzer*innen nicht mit in die Entscheidung einbezogen wurden, kommt es kurze Zeit nach der Implementierung oft zum bösen Erwachen.

Viele Unternehmen merken dann, dass das Collaboration-Tool nicht zu den eigentlichen Arbeitsabläufen oder der Unternehmenskultur passt. Was dann folgt, ist nicht selten eine Flut von Workaround-Lösungen und Add-Ons, damit die Zusammenarbeit irgendwie funktioniert. Eine Extension hier, eine App da… Auch hier sind die Möglichkeiten schier unendlich. Aber nicht immer sind viele Möglichkeiten etwas Gutes. Ab einem gewissen Punkt ist jede*r Mitarbeiter*in, egal wie digital affin er oder sie auch sein mag, mit der Vielfalt überfordert. Wenn dann noch mangelnder Support hinzukommt, leidet die digitale Zusammenarbeit.

Einbeziehen statt überfordern

Wir raten daher immer dazu, die Auswahl des für Sie passenden Tools nicht übereifrig zu treffen und vor allem die Meinungen und Erfahrungswerte der Mitarbeitenden in die strategische Entscheidungsfindung einfließen zu lassen. Das Tool muss zu Ihrem Unternehmen, den Prozessen und vor allem Ihren Mitarbeiter*innen passen. Und wer, wenn nicht Ihre Teams selbst, kann dies am besten beurteilen?

Ist man sich einig und der passende Anbieter wurde gefunden, darf das Einbeziehen der Mitarbeiter*innen jedoch nicht schlagartig aufhören. Unsere Erfahrung zeigt, dass das bloße Zur-Verfügung-Stellen der Tools und das „Self-Enabling“ der Mitarbeiter*innen in den meisten Fällen nicht ausreicht und somit Change-Prozesse verlängert und die Überforderung verstärkt. Denn dort, wo die Vielzahl der Collaboration-Tool-Anbieter aufgehört hat, macht die Vielzahl an Tool-internen Möglichkeiten nahtlos weiter. Daher empfehlen wir, Lösungen entsprechend der Unternehmenskultur und des Lerntempos der Mitarbeitenden auszuwählen anstatt das volle Angebot ungefiltert bereitzustellen.

This Meeting could have been an E-Mail

Wir hören seit Beginn der Corona-Pandemie und der verstärkten Nutzung von Collaboration-Tools bei vielen unserer Kund*innen, dass die Anzahl der digitalen Meetings in keinem Verhältnis zur vorherigen Situation steht. Die räumliche und zeitliche Flexibilität verleitet dazu, schnell ein Meeting zu machen und mal eben auf den Anrufen-Button zu klicken.

Wenn früher nicht alle Kolleg*innen am gleichen Ort oder der Konferenzraum belegt waren, wurde eine E-Mail geschrieben. Heute wird ein Videocall geplant. Auch wir haben Tage, an denen wir uns von morgens bis abends in virtuellen Räumen aufhalten. Nicht immer ist das jedoch notwendig. Appellieren Sie an Ihr Team, Ihre Kolleg*innen aber auch an sich selbst, zu überlegen, ob für jedes Thema wirklich ein Videocall anberaumt werden muss. Manchmal reicht eben doch die gute alte E-Mail oder eine Nachricht im Chat. Auch kann es zur Effizienz beitragen, schon vorab die Erwartungshaltung an das Meeting zu kommunizieren, eine Agenda vorzubereiten und das Ziel für den Ausgang des Termins zu definieren.

Der Druck, sich selbst zu präsentieren

Eine weitere Randerscheinung von zu vielen und zu langen Videocalls ist bei vielen ein von der University of Arizona als „Zoom-Erschöpfung“ betiteltes Gefühl der Ausgelaugtheit. Ein langer Tag mit vielen Meetings kostet Energie. Insbesondere dann, wenn die Kamera eingeschaltet ist.

Der Druck, sich zu präsentieren, ist groß. Denn es herrscht die weit verbreitete Annahme, dass man sich mehr beteiligt, wenn die Kamera während des Meetings an ist. Das führt zu Erschöpfung und sogar zu einem völlig anderen Ergebnis, wie ein Experiment mit 103 Teilnehmern an der Universität gezeigt hat. Denn erschöpfte User*innen zeigen weniger Engagement und bringen sich weniger ein, was andere denken lassen könnte, sie seien nicht produktiv genug. Warum also beim nächsten Meeting-Marathon nicht einfach mal die Kamera auslassen?

New Work richtig umsetzen

New Work kam für viele Unternehmen durch die Pandemie schneller als gewollt. Viele hatten schlichtweg keine Zeit, strategische Entscheidungen zu treffen, da schnell gehandelt werden musste. Umso wichtiger ist es, jetzt an den richtigen Stellen nachzujustieren. (Digital) Kollaborieren und New Work will gelernt sein, damit es nicht zum Kollabieren kommt.

ERFOLGREICH IN DIE ZUKUNFT. MIT 6PAC BRICKS

Sie möchten mehr über zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung, bei der Einrichtung Ihres Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.

Nicht selten kommt es dabei vor, dass wir im gemeinsamen Projektverlauf des CDOaaS mit unseren Kunden neue Anwendungsbereiche feststellen, die über den ursprünglichen Auftragsumfang hinausgehen. So auch der Fall bei einem unserer Kunden, der als internationaler Infrastruktur- und Service Provider tätig ist. Im Rahmen einer ursprünglich gebuchten Beratung zur Security & Compliance, haben wir die Implementierung von SharePoint übernommen und konnten den Bedarf für ein automatisiertes Anforderungsmanagement feststellen. Schnell ergab sich so aus dem CDOaaS ein interessantes Folgeprojekt, dass nun für mehr Transparenz sorgt und die IT des Kunden entlastet.

Ausgangslage und Projektumfang

Es begann alles mit einer Buchung des CDO as a Service – im Bereich Security und Compliance. Während dieser ersten Zusammenarbeit konnte unser Managing Director und Pricipal Consultant André Rusch schnell zusätzliche Potenziale zur Digitalisierung und Automatisierung feststellen. Insbesondere das System für die Anforderung von Hard- und Software entpuppte sich bei der weiteren Analyse als ein Prozess, der automatisiert zahlreiche Vorteile mit sich bringen würde. Es wurde deutlich, dass ein automatisiertes Anforderungsmanagement auf SharePoint-Basis Ressourcen sparen, die hauseigene IT entlasten und den Prozess für Benutzer:innen transparenter machen würde.

Unser Anspruch bei Kundenprojekten ist stets eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Faktoren. Nur so können wir Potenziale entdecken und Impulse für die Digitalisierung geben.

 

André Rusch – Managing Director & Principal Consultant

Bislang wurde jede Hard- und Software-Anforderung wahlweise per Excel-Formular oder Mail an die IT geschickt. Dies kostet nicht nur Zeit bei den User:innen, sondern bindet auch Ressourcen der IT. Immer wieder müssen Nachfragen beantwortet werden, da es für User:innen nach Absenden ihrer Anforderung keinerlei Möglichkeit gibt, sich über den aktuellen Status der Bestellung zu informieren. Klingelnde Telefone und Erinnerungs-Mails belasten die IT unnötig, selbst wenn Anforderungen schon kurz vor der Erledigung standen.

Die Idee stand: Es braucht für diesen Prozess eine Lösung, die für Entlastung und Transparenz auf allen Seiten sorgen sollte.

Umsetzung und Ergebnis

Dem Kunden steht nun ein automatisiertes Shopsystem für die Anforderung von Hard- und Software auf SharePoint-Basis zur Verfügung.

Ob das Bestellen einer neuen Tastatur, die Anforderung von IT-Support oder das Einrichten neuer Zugänge und Clients: Sämtliche Anforderungen werden nun zentral von den User:innen über ein digitales Tool erfasst und automatisiert an die IT zur weiteren Bearbeitung geleitet. Auch stehen wir weiterhin als Support zur Seite und übernehmen z.B. die Einrichtung von Räumen in MS Teams oder das Einrichten von Sharepoint-Seiten.

Transparenz spielt dabei eine wichtige Rolle. Während des gesamten Prozesses haben die User:innen jederzeit Einblick in den aktuellen Status ihrer Bestellungen. Fast wie in einem kleinen Shopsystem, in dem auf einen Blick erfasst werden kann, ob Anforderungen bereits in Bearbeitung sind oder noch auf Genehmigung warten. Das Tool wird damit auch den stets steigenden Forderungen der Mitarbeiter:innen gerecht, die innovative Lösungen aus ihrem Privatleben, wie z.B. eine Sendungsverfolgung, auch am Arbeitsplatz erwarten.

Auch das Reporting der Ablaufdaten erfolgt nun automatisiert und stellt somit eine weitere Entlastung der IT dar. Die Daten müssen nicht mehr täglich manuell bearbeitet werden, sondern laufen automatisch bei der IT zusammen.

Für uns hat dieses Projektbeispiel einmal mehr gezeigt, wie wichtig und richtig unser generalistischer Ansatz in der Kundenbegleitung ist. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse und Abläufe in Unternehmen können erfolgsversprechende Strategien für die Digitalisierung erarbeitet werden.

ERFOLGREICH IN DIE ZUKUNFT. MIT 6PAC BRICKS

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