Ist neu immer gut? Vom Umgang mit Veränderungen

Die Geschwindigkeit von Veränderungen in Unternehmen hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen. Gleichzeitig nimmt die Beständigkeit von Lösungen rapide ab. Was gestern noch die beste Option war, kann morgen schon wieder veraltet sein. Dieses als permanenter Wandel beschriebene Phänomen sorgt dafür, dass in schwierigen Situationen oft schnelle, unüberlegte Entscheidungen getroffen und eine schnelle Umsetzung der Maßnahmen verlangt werden. Routineabläufe und Ruhezyklen werden dadurch reduziert und nicht selten sind viele Mitarbeiter*innen mit der Komplexität der Veränderungen und dem Tempo, mit dem diese umgesetzt werden, überfordert.

Durch hastig getroffene Entscheidungen kann Stress in ihrem Unternehmen entstehen. Wir sind der Ansicht, dass ein erfolgreicher, nachhaltiger Change-Prozess Ordnung und Struktur und insbesondere Führung und Kommunikation braucht. Wir raten in unseren Projekten trotz des Drucks, der diese oft begleitet, daher stets zu strategisch durchdachten Lösungen und der Einbindung aller Mitarbeiter*innen. Gerade dann, wenn es um die Auswahl von Collaboration-Tools geht.

Wie viel ist zu viel?

Die Google Suche nach „Collaboration-Tools“ liefert 670 Millionen Ergebnisse. Ganz so viele Anbieter sind es dann zwar doch nicht, aber wenn man die Suche nach Anbietervergleichen konkretisiert, wird man dennoch mit einer Flut verschiedener Anbieter überrollt. Von Teams über Asana bis hin zu Trello versprechen alle innovatives Arbeiten und eine neue Form der Kollaboration. Was das konkret bedeutet, wird oft jedoch nicht wirklich klar. Dies kann dazu führen, dass Entscheider*innen die Funktionalität der Tools falsch einschätzen und aufgrund des zeitlichen Drucks, eine Lösung zur digitalen Zusammenarbeit umzusetzen, die falsche Auswahl treffen. Nicht für jedes Team eignet sich Slack, nicht für jedes Team ist Google Workspace die richtige Lösung. Wenn dann auch noch die eigentlichen Nutzer*innen nicht mit in die Entscheidung einbezogen wurden, kommt es kurze Zeit nach der Implementierung oft zum bösen Erwachen.

Viele Unternehmen merken dann, dass das Collaboration-Tool nicht zu den eigentlichen Arbeitsabläufen oder der Unternehmenskultur passt. Was dann folgt, ist nicht selten eine Flut von Workaround-Lösungen und Add-Ons, damit die Zusammenarbeit irgendwie funktioniert. Eine Extension hier, eine App da… Auch hier sind die Möglichkeiten schier unendlich. Aber nicht immer sind viele Möglichkeiten etwas Gutes. Ab einem gewissen Punkt ist jede*r Mitarbeiter*in, egal wie digital affin er oder sie auch sein mag, mit der Vielfalt überfordert. Wenn dann noch mangelnder Support hinzukommt, leidet die digitale Zusammenarbeit.

Einbeziehen statt überfordern

Wir raten daher immer dazu, die Auswahl des für Sie passenden Tools nicht übereifrig zu treffen und vor allem die Meinungen und Erfahrungswerte der Mitarbeitenden in die strategische Entscheidungsfindung einfließen zu lassen. Das Tool muss zu Ihrem Unternehmen, den Prozessen und vor allem Ihren Mitarbeiter*innen passen. Und wer, wenn nicht Ihre Teams selbst, kann dies am besten beurteilen?

Ist man sich einig und der passende Anbieter wurde gefunden, darf das Einbeziehen der Mitarbeiter*innen jedoch nicht schlagartig aufhören. Unsere Erfahrung zeigt, dass das bloße Zur-Verfügung-Stellen der Tools und das „Self-Enabling“ der Mitarbeiter*innen in den meisten Fällen nicht ausreicht und somit Change-Prozesse verlängert und die Überforderung verstärkt. Denn dort, wo die Vielzahl der Collaboration-Tool-Anbieter aufgehört hat, macht die Vielzahl an Tool-internen Möglichkeiten nahtlos weiter. Daher empfehlen wir, Lösungen entsprechend der Unternehmenskultur und des Lerntempos der Mitarbeitenden auszuwählen anstatt das volle Angebot ungefiltert bereitzustellen.

This Meeting could have been an E-Mail

Wir hören seit Beginn der Corona-Pandemie und der verstärkten Nutzung von Collaboration-Tools bei vielen unserer Kund*innen, dass die Anzahl der digitalen Meetings in keinem Verhältnis zur vorherigen Situation steht. Die räumliche und zeitliche Flexibilität verleitet dazu, schnell ein Meeting zu machen und mal eben auf den Anrufen-Button zu klicken.

Wenn früher nicht alle Kolleg*innen am gleichen Ort oder der Konferenzraum belegt waren, wurde eine E-Mail geschrieben. Heute wird ein Videocall geplant. Auch wir haben Tage, an denen wir uns von morgens bis abends in virtuellen Räumen aufhalten. Nicht immer ist das jedoch notwendig. Appellieren Sie an Ihr Team, Ihre Kolleg*innen aber auch an sich selbst, zu überlegen, ob für jedes Thema wirklich ein Videocall anberaumt werden muss. Manchmal reicht eben doch die gute alte E-Mail oder eine Nachricht im Chat. Auch kann es zur Effizienz beitragen, schon vorab die Erwartungshaltung an das Meeting zu kommunizieren, eine Agenda vorzubereiten und das Ziel für den Ausgang des Termins zu definieren.

Der Druck, sich selbst zu präsentieren

Eine weitere Randerscheinung von zu vielen und zu langen Videocalls ist bei vielen ein von der University of Arizona als „Zoom-Erschöpfung“ betiteltes Gefühl der Ausgelaugtheit. Ein langer Tag mit vielen Meetings kostet Energie. Insbesondere dann, wenn die Kamera eingeschaltet ist.

Der Druck, sich zu präsentieren, ist groß. Denn es herrscht die weit verbreitete Annahme, dass man sich mehr beteiligt, wenn die Kamera während des Meetings an ist. Das führt zu Erschöpfung und sogar zu einem völlig anderen Ergebnis, wie ein Experiment mit 103 Teilnehmern an der Universität gezeigt hat. Denn erschöpfte User*innen zeigen weniger Engagement und bringen sich weniger ein, was andere denken lassen könnte, sie seien nicht produktiv genug. Warum also beim nächsten Meeting-Marathon nicht einfach mal die Kamera auslassen?

New Work richtig umsetzen

New Work kam für viele Unternehmen durch die Pandemie schneller als gewollt. Viele hatten schlichtweg keine Zeit, strategische Entscheidungen zu treffen, da schnell gehandelt werden musste. Umso wichtiger ist es, jetzt an den richtigen Stellen nachzujustieren. (Digital) Kollaborieren und New Work will gelernt sein, damit es nicht zum Kollabieren kommt.

ERFOLGREICH IN DIE ZUKUNFT. MIT 6PAC BRICKS

Sie möchten mehr über zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung, bei der Einrichtung Ihres Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.

Nicht selten kommt es dabei vor, dass wir im gemeinsamen Projektverlauf des CDOaaS mit unseren Kunden neue Anwendungsbereiche feststellen, die über den ursprünglichen Auftragsumfang hinausgehen. So auch der Fall bei einem unserer Kunden, der als internationaler Infrastruktur- und Service Provider tätig ist. Im Rahmen einer ursprünglich gebuchten Beratung zur Security & Compliance, haben wir die Implementierung von SharePoint übernommen und konnten den Bedarf für ein automatisiertes Anforderungsmanagement feststellen. Schnell ergab sich so aus dem CDOaaS ein interessantes Folgeprojekt, dass nun für mehr Transparenz sorgt und die IT des Kunden entlastet.

Ausgangslage und Projektumfang

Es begann alles mit einer Buchung des CDO as a Service – im Bereich Security und Compliance. Während dieser ersten Zusammenarbeit konnte unser Managing Director und Pricipal Consultant André Rusch schnell zusätzliche Potenziale zur Digitalisierung und Automatisierung feststellen. Insbesondere das System für die Anforderung von Hard- und Software entpuppte sich bei der weiteren Analyse als ein Prozess, der automatisiert zahlreiche Vorteile mit sich bringen würde. Es wurde deutlich, dass ein automatisiertes Anforderungsmanagement auf SharePoint-Basis Ressourcen sparen, die hauseigene IT entlasten und den Prozess für Benutzer:innen transparenter machen würde.

Unser Anspruch bei Kundenprojekten ist stets eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Faktoren. Nur so können wir Potenziale entdecken und Impulse für die Digitalisierung geben.

 

André Rusch – Managing Director & Principal Consultant

Bislang wurde jede Hard- und Software-Anforderung wahlweise per Excel-Formular oder Mail an die IT geschickt. Dies kostet nicht nur Zeit bei den User:innen, sondern bindet auch Ressourcen der IT. Immer wieder müssen Nachfragen beantwortet werden, da es für User:innen nach Absenden ihrer Anforderung keinerlei Möglichkeit gibt, sich über den aktuellen Status der Bestellung zu informieren. Klingelnde Telefone und Erinnerungs-Mails belasten die IT unnötig, selbst wenn Anforderungen schon kurz vor der Erledigung standen.

Die Idee stand: Es braucht für diesen Prozess eine Lösung, die für Entlastung und Transparenz auf allen Seiten sorgen sollte.

Umsetzung und Ergebnis

Dem Kunden steht nun ein automatisiertes Shopsystem für die Anforderung von Hard- und Software auf SharePoint-Basis zur Verfügung.

Ob das Bestellen einer neuen Tastatur, die Anforderung von IT-Support oder das Einrichten neuer Zugänge und Clients: Sämtliche Anforderungen werden nun zentral von den User:innen über ein digitales Tool erfasst und automatisiert an die IT zur weiteren Bearbeitung geleitet. Auch stehen wir weiterhin als Support zur Seite und übernehmen z.B. die Einrichtung von Räumen in MS Teams oder das Einrichten von Sharepoint-Seiten.

Transparenz spielt dabei eine wichtige Rolle. Während des gesamten Prozesses haben die User:innen jederzeit Einblick in den aktuellen Status ihrer Bestellungen. Fast wie in einem kleinen Shopsystem, in dem auf einen Blick erfasst werden kann, ob Anforderungen bereits in Bearbeitung sind oder noch auf Genehmigung warten. Das Tool wird damit auch den stets steigenden Forderungen der Mitarbeiter:innen gerecht, die innovative Lösungen aus ihrem Privatleben, wie z.B. eine Sendungsverfolgung, auch am Arbeitsplatz erwarten.

Auch das Reporting der Ablaufdaten erfolgt nun automatisiert und stellt somit eine weitere Entlastung der IT dar. Die Daten müssen nicht mehr täglich manuell bearbeitet werden, sondern laufen automatisch bei der IT zusammen.

Für uns hat dieses Projektbeispiel einmal mehr gezeigt, wie wichtig und richtig unser generalistischer Ansatz in der Kundenbegleitung ist. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse und Abläufe in Unternehmen können erfolgsversprechende Strategien für die Digitalisierung erarbeitet werden.

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Die drei aktuell wichtigsten HR-Handlungsfelder

Mitarbeitende ins Zentrum rücken, die Digitalisierung vorantreiben und die Zukunft der Arbeit gestalten. Laut der weltweiten Studie „Creating People Advantage“ der Boston Consulting Group sind dies die aktuell wichtigsten Handlungsfelder, wenn es um HR-Prozesse geht. Die Studie wird seit 2008 alle zwei Jahre in ähnlicher Form veröffentlicht und befragt 6.600 Teilnehmer*innen (davon 75% HR-Professionals) aus 113 Ländern. Zudem werden Experteninterviews mit Manager*innen führender Konzerne und Startups geführt. Insgesamt 32 Personalmanagement-Themen werden hinsichtlich des aktuellen Stands der Fähigkeiten der Organisation und der zukünftigen Bedeutung jedes Themas untersucht.

1. Mitarbeitende ins Zentrum rücken

Die Fokussierung auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter*innen wird das entscheidende Handlungsfeld und der Erfolgsfaktor bei der Gewinnung (und dem Halten) von Talenten in den 2020er-Jahren sein. Um High Potentials zu finden, zu verwalten und zu fördern, sind hochmoderne und digitale Ansätze notwendig. Darüber sind sich 85% der Befragten einig – die höchste Übereinstimmung in der gesamten Studie. Um im „War for Talents“ als Sieger herauszugehen, müssen Unternehmen Employee Journeys und HR-Prozesse aus der Sicht der Mitarbeiter*innen organisieren, digitalisieren und anpassen. Dafür muss kontinuierlich Feedback eingeholt und das Gefühl vermittelt werden, dass individuelle Persönlichkeiten, Anforderungen und Karrieremöglichkeiten im Mittelpunkt der HR-Arbeit stehen. Unternehmen müssen ihre Prozesse so digitalisieren, dass in erster Linie die Belegschaft davon profitiert und nicht das Business.

Um ganzheitlich die Employee Journey zu optimieren, eignen sich z.B. Chatbots als zusätzlicher Service, um Mitarbeiter*innen durch Informationen und Systeme zu leiten. Die lernfähigen Bots stehen wie ein persönlicher Assistent als durchgängig erreichbarer Kommunikationskanal zur Verfügung. Durch die unkomplizierte Kommunikation und schnelle Hilfe stehen die Mitarbeiter*innen im Mittelpunkt und erleben ein persönliches Serviceerlebnis.

Dem Thema Chatbots werden wir uns in einem kommenden Insight noch einmal genauer widmen. Sprechen Sie uns bei Interesse aber gern dazu an!

2. Die Digitalisierung vorantreiben

Wie einleitend erwähnt haben viele Unternehmen nach wie vor Schwierigkeiten, die Digitalisierung von HR-Prozessen voranzutreiben. Mangelndes Wissen, versteifte alte Strukturen oder auch ein Gefühl der Überforderung sind oft Gründe, warum viele Prozesse wie bisher fortgeführt werden. Auf Dauer werden Personalabteilungen so jedoch nicht handlungsfähig bleiben. HR muss proaktiv nicht nur sich selbst, sondern vor allem die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen aufbauen, erkennen und fördern, um gemeinsam mit der Belegschaft die Digitalisierung voranzutreiben.

In diesem Zusammenhang spielt die Corporate Digital Responsibility eine elementare Rolle. Sie bezieht sich auf die gesellschaftlichen und sozialen Dimensionen der Digitalisierung und sorgt für einen ethischen Umgang mit dem digitalen Fortschritt. Unternehmen müssen ihre ethische Position zur Digitalisierung finden und das verantwortungsbewusste Handeln im Zuge des digitalen Wandels im gesamten Unternehmen verankern.

3. Die Zukunft der Arbeit gestalten

Durch die Covid-19-Pandemie sind Unternehmen nun gezwungen, neu zu definieren, wie und wo zukünftig gearbeitet wird. Die HR-Abteilungen müssen dabei eine aktive Rolle einnehmen und die Zukunft der Arbeit mitgestalten. Prozesse müssen überdacht und Organisationsstrukturen angepasst werden. Zudem sollte ein guter Personalmix, bestehend aus Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, befristeten oder auch projektbasierten Verträgen, etabliert werden. Flexibilität wird hierbei eine Schlüsselrolle spielen. Automatisierte Prozesse können die Unternehmen bei der Neugestaltung der Arbeitswelt unterstützen und innovative und flexible Arbeitsmodelle ermöglichen.

Welche HR-Prozesse Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

HR-Prozesse sind oft komplex und müssen im Zuge der Digitalisierung strenge Datenschutzanforderungen erfüllen. Denn an keinem anderen Ort im Unternehmen wird mit solch sensiblen, persönlichen Daten gearbeitet wie in den Personalabteilungen. Viele Unternehmen fühlen sich dadurch überfordert und sind der Meinung, dass HR-Prozesse nicht digitalisiert werden können. Wie die Pandemie jedoch gezeigt hat, ist dies ein Trugschluss. Viele Prozesse können und sollten jetzt digitalisiert und automatisiert werden, damit Personalabteilungen jederzeit uneingeschränkt funktionieren. Durch eigene Lösungen oder mit der Hilfe von Software-Anbietern lassen sich maßgeschneiderte und sichere Systeme einrichten, die z.B. mit digitalen Personalakten, der mobilen Zeugniserstellung und der automatisierten Vertragserstellung dabei helfen.

Digitale Personalakte

Eine der größten Herausforderungen zu Pandemie- und Lockdownzeiten war es, dass Personaler*innen die Personalakten der Angestellten nicht mit nach Hause nehmen, gleichzeitig ohne die Akten jedoch nicht arbeiten konnten. Die Digitalisierung von Personalakten sollte für Unternehmen daher oberste Priorität haben. Durch die zentrale Speicherung von Arbeitnehmerdaten können Personaler*innen, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen von jedem Standort und von jedem mobilen Endgerät aus auf sie zugreifen. Berechtigungskonzepte legen dabei genau fest, wer was sehen darf, sodass alle Datenschutzanforderungen vollumfänglich erfüllt sind. Digitale Personalakten legen zudem den Grundstein für die weitere Automatisierung von HR-Prozessen wie z.B. dem gemeinsamen Bearbeiten von HR-Dokumenten.

Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung von HR-Prozessen. Ob das digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen, durch welches analoge Tätigkeiten wie der Postversand oder die physische Archivierung des Papierausdrucks entfallen, Urlaubsanträge oder andere Dokumente, die eine Freigabe per Unterschrift benötigen: Die digitale Unterschrift verschlankt und beschleunigt Prozesse um ein Vielfaches.

Unsicherheit herrscht bei vielen jedoch hinsichtlich der Rechtsgültigkeit der Unterschrift. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen zwischen drei Stufen der Signatur unterscheiden, die je nach Prozess variieren können. Die einfache elektronische Signatur besteht lediglich aus einem Foto der händischen Unterschrift und ist leicht zu fälschen. Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift bietet mehr Sicherheit, da sich die Identität des Unterzeichners eindeutig belegen lässt. Nachträgliche Veränderungen von Dokumenten werden dadurch verhindert. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Variante, die rechtlich gleichwertig wie die händische Unterschrift zählt. Hierfür ist jedoch spezielle Soft- und Hardware notwendig, die z.B. Bewerber*innen zu Hause oft nicht zur Verfügung haben.

Für die meisten HR-Dokumente ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift ausreichend. Hier gibt es mit z.B. Adobe Sign oder DocuSign bereits Lösungen, auf die jeder/jedem Bewerber*in auch von zu Hause aus problemlos und ohne zusätzliches Equipment zugreifen kann.

Automatisierte Zeugnis- und Vertragserstellung

Im War of Talents (siehe oben) spielen schnelle, digitale Prozesse eine entscheidende Rolle. Durch die automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen können Unternehmen hier anderen Mitbewerbern einen Schritt voraus sein. Mit vorgefertigten Textbausteinen und Daten aus der Stellenbeschreibung und der Bewerberakte lassen sich mit wenigen Klicks individuelle Verträge erstellen, egal, an welchem Ort oder von welchem Endgerät. Bewerber*innen erhalten ihre Verträge deutlich schneller und können diese, sofern die digitale Unterschrift im Unternehmen etabliert ist, direkt digital unterschreiben.

Zu empfehlen sind außerdem digitale Onboarding-Plattformen wie z.B. der Microsoft 365 Neo-Hub, die im weiteren Verlauf unterstützen und die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen auf ein neues und innovatives Level bringen können. Auch Offboarding-Prozesse lassen sich durch automatisierte Prozesse, z.B. der Zeugniserstellung, deutlich schneller abwickeln. In wenigen Minuten können durch Bewertungstools, in denen Führungskräfte ausscheidende Mitarbeiter*innen mit einem Punktesystem bewerten, rechtssichere Zeugnisse generiert werden. Diese werden anschließend automatisiert zur Freigabe an die zuständigen HR-Mitarbeiter*innen geschickt. Weiterhin ist es hilfreich, IT-Berechtigungen durch automatisierte Workflows zu entziehen, sodass die Datensicherheit auch nach Unternehmensaustritt gewährleistet ist.

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Was kommt – Fokus auf die Cloud

Die Cloud hat als Technologie im Jahr 2020 noch stärker an Bedeutung gewonnen und ist inzwischen gut etabliert. 2021 geht die „Cloudisierung“ deutscher Unternehmen weiter. Es wird das Jahr, in dem es gilt, Souveränität im Umgang mit der Cloud-Technologie zu erlangen und das Gelernte mithilfe einer Cloud-Strategie umzusetzen. Denn vielen Unternehmen ist der Mehrwert der Cloud noch nicht klar und die Diskrepanz zwischen dem Stand der Technologie und dem Stand von Unternehmen ist noch zu groß. Um dieser Situation zu begegnen, ist ein professionelles Change-Management nötig, das die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen zum Ziel hat sowie sie für neue Themen und Herausforderungen, die die Cloud mit sich bringt (Stichwort Datenschutz) zu sensibilisieren.

Allerdings wird auch der finanzielle Aspekt im Fokus vieler Unternehmen stehen. Während sich die Kosten für Cloud-Kapazitäten 2019 auf mehr als 14 Milliarden US-Dollar beliefen werden sie 2021 auf rund 21 Milliarden US-Dollar ansteigen. Das Problem? Unternehmen vergeuden Rechenleistung, da sie ihre Cloud-Szenarien überdimensioniert auslegen und erzeugen so Kosten für Cloud-Kapazitäten, die sie gar nicht benötigen. Ein Phänomen, das mittlerweile mit dem Begriff „Cloud Waste“ schon einen eigenen Namen bekommen hat. Die Cloud auch unter finanziellen Gesichtspunkten zu optimieren wird daher ein weiterer Trend für 2021 sein.

Was bleibt – Homeoffice und digitale Kollaboration

Die Arbeit im Homeoffice wird auch 2021 die Arbeitswelt bestimmen. Umfragen zeigen, dass nur jeder dritte Homeoffice-Nutzer dauerhaft zurück ins Büro will, also zurück in eine Zeit vor Corona. Das bedeutet auch, dass die digitale Kollaboration weiterhin von Bedeutung sein und bleiben wird. Anfängliche Stolpersteine wie falsch eingestellte Kameras oder keine klaren Kommunikationsregeln in virtuellen Meetings wurden zwar beseitigt, allerdings wird das Potenzial interner Netzwerke und Kollaborationstools in vielen Unternehmen noch nicht in Gänze genutzt. Damit die digitale Zusammenarbeit nicht leidet, müssen Unternehmen 2021 verstärkten Support für die Mitarbeiter*innen anbieten.

Was geht – Veraltete Führungsstile

Relativ früh führte der erste Lockdown 2020 vielen Führungskräften das vor Augen, was sie lange nicht wahrhaben wollten: Veraltete Führungsstile, die durch enge Führung und Kontrolle geprägt sind, funktionieren nicht und blockieren den Workflow. Die Unternehmen und Führungskräfte, die den im Lockdown entstandenen Raum für Eigeninitiative und Selbstorganisation zugelassen und gefördert haben, arrangierten sich deutlich besser mit dem „New Normal“ als diejenigen, die an alten Methoden festhalten wollten. Auch 2021 wird der Großteil unserer Arbeitswelt durch selbst organisierte und flexible Arbeit bestimmt sein. Moderne Führung muss daher situativ, kooperativ und partizipativ gestaltet werden. Nur wenn Führungskräfte offen für neue Wege bei der Mitarbeiterführung sind und sich vom klassischen Top-down-Ansatz verabschieden, werden sie in der zukünftigen Arbeitswelt Erfolg haben.

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Das Ergebnis der Studie: Nur wenige Unternehmen sind aktuell in der Lage, das Potenzial interner Netzwerke in Gänze zu nutzen. Viele Arbeitnehmer*innen fühlen sich nicht ausreichend unterstützt. Die digitale Zusammenarbeit leidet darunter.

Eigentlich ganz zufrieden, aber…

Fangen wir mit den positiven Erkenntnissen des Reports an: Generell sind die Deutschen mit ihrem digitalen Arbeitsplatz in 2020 eigentlich ganz zufrieden. Rund 80 Prozent bezeichnen ihn als aktuell oder modern. Aber: Immerhin 20 Prozent bezeichnen ihn nach wie vor als altmodisch oder sogar „steinzeitlich“. Die größten Defizite des digitalen Arbeitsplatzes sind laut der Befragung in der internen Kommunikation und Kollaboration zu finden.

Wenn es um die tägliche Arbeit geht, sind interne Kommunikationsplattformen die wichtigste Informationsquelle für Beschäftigte. Gerade durch die Corona-Pandemie haben Tools und Plattformen für die interne Kommunikation neu an Bedeutung gewonnen. Dementsprechend hoch sind aber auch die Erwartungen der Arbeitnehmer*innen, dass diese Plattformen auch zum zentralen Ort für die digitalisierte Zusammenarbeit werden. Orte wie das Intranet sollen die digitale Zentrale werden, in der die Beschäftigten jeden Morgen ankommen und sich die für sie relevanten Informationen holen.

Viele Unternehmen lernen jetzt erst, wie digitale Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Edin Rekić, Geschäftsführer der NetFederation

Das Problem ist jedoch, dass viele Unternehmen für diese Aufgabe noch nicht gerüstet sind. Ein großes Manko herrscht vor allem beim Support der Angestellten. Insbesondere im Homeoffice fühlt sich nur rund die Hälfte der Befragten wirklich unterstützt. Ein Drittel der Studienteilnehmer sagt sogar, dass die internen Plattformen für ihre Arbeit im Homeoffice kaum eine Rolle spielen.

Das Problem: Die digitale Zusammenarbeit leidet

Der digitale Arbeitsplatz wird zwar als Informations- und Kommunikationskanal geschätzt, aber wenn es um die Kollaboration und interne Kommunikation geht werden Defizite deutlich. Technische Features, die in beiden Punkten zu einer deutlichen Verbesserung führen können, wie z.B ein Chat, Suchfunktionen oder Videokonferenzen, werden schlecht bewertet oder gar nicht erst benutzt. Darunter leidet die digitale Zusammenarbeit. Der Digitalisierungsschub durch Corona und die dadurch resultierende zunehmende Wichtigkeit des Digital Workplace haben viele Unternehmen schlichtweg überfordert. Nur wenige sind aktuell in der Lage, das Potenzial der digitalen internen Netzwerke in Gänze zu nutzen. Dies zu ändern wird eine der größten Herausforderungen für 2021 werden.

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Vorteile nutzen, Change-Prozesse auslösen

Die Bedenken beim abrupten Wechsel in das Homeoffice haben sich größtenteils als falsch erwiesen. Durch die verstärkt positiven Erfahrungen sehen Unternehmen im mobilen Arbeiten nun zunehmend Vorteile. Der Trend zum mobilen Arbeiten kann dabei auch zu einer Grundlage für tiefergreifende Change-Prozesse werden, denn das Vertrauen in die Mitarbeiter*innen und deren bzw. dessen Arbeit wird zukünftig zu einem unabdingbaren Erfolgsfaktor und löst somit tief greifende Veränderungen auf unterschiedlichen Ebenen aus. Eine Strategie zum mobilen Arbeiten sollte daher fünf Punkte in den Mittelpunkt stellen.

5 Punkte Plan: Individuell zugeschnittene Strategien für mobiles Arbeiten

1. Technologische Infrastruktur

Eine moderne technologische Infrastruktur ist absolut unabdingbar, um effizientes mobiles Arbeiten zu gewährleisten. Dazu gehören sowohl Hardware als auch Software. Bei der Hardware sollte man sich die Frage stellen, ob der Arbeitgeber Devices zur Verfügung stellt oder ob der Bring your own Device, BYOD-Ansatz verfolgt wird und Mitarbeiter*innen ihre privaten Geräte nutzen. Entscheidender ist jedoch die genutzte Software. Projektmanagement-Tools helfen bei der täglichen Zusammenarbeit im Team und können die Kommunikation unterstützen. Eine passende Software unterstützt ihre MitarbeiterInnen im operativen Alltag und sollte mit Sorgfalt ausgewählt und implementiert werden. Nicht zu vergessen ist allerdings auch ein Anstieg an IT-Risiken, sofern Mitarbeiter*innen von extern auf das Firmennetzwerk zugreifen. Potenzielle Bedrohungen müssen erkannt und Resilienz gestärkt werden. Sicherheitsstandards sollten analog dazu angepasst werden. 

2. Neue Informationspolitik

Damit alle Mitarbeiter*innen stets auf dem aktuellsten Stand sind, auch im Homeoffice, müssen Unternehmen relevante Informationen auf anderen Kanälen zur Verfügung stellen. Eine strategische Planung und Neuausrichtung der Kommunikation sind daher erforderlich. Um Transparenz und Strukturen über Abteilungen hinweg zu gewährleisten, sollte jedoch eine zentrale Steuerung erfolgen. Ebenso wichtig ist der virtuelle Austausch zwischen den Kolleg*innen untereinander. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sowohl die mobil arbeitenden Teammitglieder als auch die, die vor Ort im Büro arbeiten, gleichermaßen einbezogen werden.

3. Persönlicher Kontakt und Kollaboration 

Der persönliche Kontakt mit den Kolleg*innen ist das, was vielen im Homeoffice am meisten fehlt. Um dem zu begegnen, eignen sich digitale Tool für Videokonferenzen, Chats und Kollaboration, wie zum Beispiel Microsoft Teams. Diese Tools können natürlich auch abteilungsübergreifend genutzt werden und bieten so neue Möglichkeiten der Kollaboration im gesamten Unternehmen. Und dies völlig ortsunabhängig. Ideal ist eine Kombination aus digitaler Interaktion und persönlichen Meetings.

4. Messbare Ergebnisse im Fokus

Mit der neuen Freiheit und weniger Kontrolle tun sich nicht alle Führungskräfte leicht. Viele haben befürchtet, dass die Leistungsbereitschaft ihrer MitarbeiterInnen abnimmt, allerdings ist das Gegenteil der Fall. Es wurde festgestellt, dass messbare Ergebnisse mehr zählen als reine Anwesenheit im Büro. Dies hat ein Umdenken auf allen Seiten ausgelöst und final zu mehr Vertrauen geführt. Allerdings sind bei allem Vertrauen klar definierte KPIs nötig, um zu bewerten, wo Projekte stehen und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Um die Messbarkeit zu ermöglichen sind unter Umständen neue Technologien vonnöten.

5. Veränderung von Führung und Zusammenarbeit

Neben der Frage, wie der Kontakt zwischen den Mitgliedern aus Abteilungen und Projekt-Teams zu halten ist, geht es beim mobilen Arbeiten auch um die Veränderung von Führung. Die neue Freiheit der MitarbeiterInnen muss verantwortungsvoll gemanagt werden. Veraltete Kontrollmechanismen fallen weg, Beratung und offener, transparenter Austausch stehen im Vordergrund. Dennoch ist dabei eine starke Führung gefragt, denn das Management muss neue Strategien zielgenau vermitteln. Denn gerade, wenn MitarbeiterInnen mobil arbeiten, brauchen sie Leitlinien im Hinblick auf zukünftige Perspektiven.

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Tool-Überforderung statt Produktivität

Das E-Mail-Beispiel macht es deutlich: Was damals eine Innovation war, zeigt sich mittlerweile als Zeitfresser. Nur, weil mehr Technologien zur Verfügung stehen bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass wir dadurch produktiver arbeiten. Das wird auch durch die Studie belegt: 35 % der Befragten sagen, dass die Anzahl der Anwendungen und Programme, die sie bei der Arbeit verwenden, ihre Produktivität verringert. Hier wird ein entscheidendes Problem der Digitalisierung deutlich, dass auch wir häufig live miterleben. Es wird primär in Produktion und Absatz investiert, jedoch kaum in die Arbeitsplätze und die Teams selbst. Unternehmen verpassen so Chancen, da sie nicht zu moderneren technologischen Lösungen übergehen. Auf Abteilungs- oder Team-Ebene sind die meisten Mitarbeiter von den zahlreichen Tools, die ihnen zur Verfügung stehen, überfordert. 38 % der Befragten geben eben diese Vielfalt als wesentlichen Faktor dafür an, dass ihre Produktivität beeinträchtigt wird. 

…und dann noch die Millennials

„Die schon wieder!“, werden viele jetzt vielleicht denken. Aber Fakt ist, dass aktuell knapp 50 % der weltweiten Arbeitnehmer zu den zwischen 1980 und 2000 geborenen Generationen Y und Z gehören. Nicht auf die Bedürfnisse dieser Generationen zu hören, kann fatale Folgen für Unternehmen bedeuten. Denn wer unzufrieden ist, geht. Die Generationen Y und Z nehmen nicht einfach hin. Sie hinterfragen kritisch Regelungen und Prozesse. Außerdem ist Arbeitszeit für die Generationen Lebenszeit. Sich für den Arbeitgeber aufzuopfern kommt für sie nicht infrage. Stattdessen suchen sie eine sinnvolle, inspirierende und erfüllende Tätigkeit. Laut einer Studie von Gallup setzen jüngere Arbeitnehmer Sinnhaftigkeit, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität bei einem Arbeitgeber geradezu voraus. Außerdem sind die Generationen durch die jahrelange Nutzung von mobilen oder cloudbasierten Anwendungen an einfache, schlanke und ansprechend gestaltete Technologien gewöhnt. 94 % geben an, dass Informationen am Arbeitsplatz genauso einfach zu finden sein sollten wie bei Google. Auch Nachrichten von Kollegen oder Updates über laufende Projekte.

Wie moderne Arbeit funktionieren kann

Dass Arbeitsweisen in Unternehmen überdacht werden müssen, ist eindeutig. Aber wie genau kann moderne Arbeit gelingen? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem ganzheitlichen Ansatz. Moderne Work-Management-Plattformen führen Arbeit, Teamwork und digitale Inhalte in einer Lösung zusammen. Diese muss nicht nur intelligent und einfach zu bedienen sein, sondern auch Analysen, Berichte, Optimierung und Automatisierung bieten. In die erfolgreiche Digitalisierung des Arbeitens sind alle Tätigkeiten einzubeziehen, nicht nur die Projektarbeit im klassischen Sinne. Auch die Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen sollte bedacht werden. Die Automatisierung von Routineaufgaben entlastet Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten und sorgt für mehr Produktivität. Teams können ihre Aufgaben gemeinsam und abteilungsübergreifend schneller vorantreiben und bremsen sich nicht mehr gegenseitig aus.

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Großraumbüro adé. Raum- und Arbeitskonzepte verändern sich

Seit Anfang Mai wird der Regelbetrieb in vielen Unternehmen zwar langsam wieder hochgefahren, aber es zeigen sich schon jetzt Veränderungen. Denn obwohl man mit Schichtbetrieben und neuen Raumkonzepten versucht, möglichst vielen Angestellten den Weg zurück ins Büro zu erleichtern, hat die Realität gezeigt, dass viel weniger zurückkommen als prinzipiell möglich. Größere Unternehmen berichten, dass maximal zehn bis fünfzehn Prozent der Mitarbeiter ins Büro kommen, obwohl mittlerweile 30 Prozent erlaubt sind. Die Arbeitswelt hat sich verändert. Umfragen zeigen, dass nur jeder dritte Homeoffice-Nutzer dauerhaft zurück ins Büro, also zurück in eine Zeit, die es vor Corona gab, will. Großraumbüros und auch offene Gruppenräume sind aus medizinisch-hygienischen Gründen in den Fokus der Kritik gerückt. Wohin wird uns die neue Normalität also führen?

These 1: Das Homeoffice bleibt

Die anfängliche Skepsis sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Vorgesetzten hat sich gelegt. Die Arbeit von zu Hause funktioniert und die Vorteile des Homeoffice werden dankbar angenommen. Zeit, die sonst mit An- und Abfahrt ins Büro wegfällt, wird produktiv genutzt, Job und Freizeit lassen sich mitunter besser koordinieren und nicht Wenige sagen, dass sie im Homeoffice konzentrierter und ungestörter arbeiten (Kinderbetreuung vorausgesetzt). Warum also diese Vorteile wieder aufgeben? Es hat sich ein neues Selbstverständnis für das Homeoffice entwickelt, das in unseren Augen bleiben wird. Darum sollten Unternehmen sich jetzt darauf konzentrieren, die im Rahmen der Pandemie oft schnell eingeführten Maßnahmen und Technologien nun zu professionalisieren.

These 2: Der Ort „Büro“ bekommt eine neue Bedeutung

Dies ist zugegeben kein neues Phänomen, dennoch glauben wir, dass sich die Bedeutung des „Büros“ als Raum weiter verändert. Während Büros früher riesige Räume mit möglichst vielen Arbeitsplätzen waren, sind in den letzten Jahren Räume für den persönlichen Austausch, zur Kommunikation, Kollaboration und zum Erleben des Gemeinsamen entstanden. MitarbeiterInnen gehen in Büros, um sich auszutauschen, Zusammenarbeit zu erleben, zu kommunizieren oder gemeinsam etwas zu entwickeln. Die Pandemie hat dies verstärkt. Auch wenn der digitale Austausch funktioniert, sehnen sich MitarbeiterInnen zumindest zeitweise nach einem persönlichen Austausch. Die Büros müssen zukünftig so gestaltet werden, dass dies sowohl technisch als auch räumlich unter Einhaltung eventueller Vorschriften und Abstandsregelungen möglich ist.

These 3: Organisation und Führung stehen vor neuen Herausforderungen

Die Bedeutung von Unternehmenskultur und -struktur wurde während der Pandemie deutlich: Unternehmenswerte wurden auf die Probe gestellt, es erforderte neue Managementmethoden, um alle MitarbeiterInnen während der Krise mitzunehmen und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Manager und Führungskräfte müssen für die Zukunft vorbereitet und geschult werden. Aspekte wie Teamführung aus dem Homeoffice stehen im Vordergrund.

These 4: Die Büroflächen werden zurückgehen

Vermehrtes Arbeiten von zu Hause und veränderte Arbeitsplatzkonzepte werden sich auch auf dem Immobilienmarkt bemerkbar machen. Die Summe der Büroflächen wird zurückgehen, Experten rechnen aktuell mit einem Rückgang um ca. dreißig Prozent. Neue Konzepte werden entstehen und bereits vorhandene, wie beispielsweise Co-Working-Spaces, ausgebaut werden. Unternehmen müssen sich und ihre (IT-) Struktur darauf einstellen und adaptieren.

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Digitale Arbeitsplatzkonzepte sind die Zukunft

Digitale Technologien machen, nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie, einen signifikanten Teil unseres Arbeitslebens aus. In der Studie „New Work: Wie arbeitet Deutschland?“ des Digitalverbands Bitkom geben 91 Prozent der Befragten an, dass digitale Technologien ihr Arbeitsleben bestimmen. Eine Studie der Stanford Universität (2018) zeigt, dass sich 74 Prozent der Angestellten hohe Flexibilität im Arbeitsalltag wünschen. Die Stanford-Studie zeigt ebenso, dass Remote Work das Produktivitäts-Level der Mitarbeiter um 50 Prozent steigert, das Stresslevel hingegen um 68 Prozent verringert und außerdem Kosten spart, z.B. durch die nicht mehr notwendige Einrichtung von Arbeitsplätzen. Das IT-Dienstleistungs-Unternehmen Capgemini nennt in diesem Zusammenhang drei elementare Eigenschaften, auf die es beim Digital Workplace ankommt. Werden die Eigenschaften berücksichtigt, dann kann ein digitales Arbeitsplatzkonzept mit besonders hohem Innovationsgrad und Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter aufgestellt werden.

1. Flexibilität und Mobilität

Beim Digital Workplace darf es keine Rolle spielen, ob sich die Mitarbeiter im Büro, Homeoffice oder vor Ort beim Kunden befinden. Flexibilität und Mobilität bilden deswegen den ersten und wichtigsten Aspekt des Digital Workplace. Es sollte sichergestellt sein, dass Mitarbeiter zeitlich und vor allem örtlich nicht an die Arbeit gebunden sind, sondern zu jeder Zeit an jedem Ort mit unterschiedlichen Endgeräten auf alle notwendigen Anwendungen, Daten und Informationen zugreifen können.

2. Soziale Kollaboration

In der letzten Zeit wurden wir gewissermaßen dazu gezwungen, auf den persönlichen Austausch mit KollegInnen zu verzichten. Die soziale Kollaboration über digitale Anwendungen ist für die meisten von uns aktuell der Kern für die Kommunikation und den schnellen Informationsaustausch unter Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Für den Digital Workplace ist es daher entscheidend, die soziale Kollaboration mit Kunden und Mitarbeitern zu vereinfachen. Hierbei gilt es Anforderungen wie die Dateiablage für gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten oder auch ganz einfach den Austausch über (Video-) Call zu erfüllen. Wir empfehlen die Nutzung von Microsoft 365 und Tools wie Teams, da hiermit ein breites Spektrum an Anwendungen abgedeckt wird, die das vernetzte Arbeiten, die Kommunikation und die Kollaboration vereinfachen.

3. Kultur und Kompetenzen

Nur wenn die Mitarbeiter Veränderungen gegenüber aufgeschlossen sind, kann der Digital Workplace zu effizienterem und produktiverem Arbeiten beitragen. Eine entscheidende Rolle spielt hierbei, dass die Mitarbeiter mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet sind oder werden. Mit internen oder externen Schulungen, die auch den unmittelbaren Mehrwert des Digital Workplace für die Mitarbeiter aufzeigen, bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die neue Arbeitswelt vor. Wenn Kollaboration und Flexibilität, die durch den Digital Workplace aufgebaut werden, dann tatsächlich gelebt werden, wird sich fast von alleine eine engagierte und offene Kultur aufbauen und neue Projekte vorantreiben.

Erfolgreich in die Zukunft. Mit 6PAC BRICKS

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Vorbereitung ist die halbe Miete

So banal es auch klingen mag, für erfolgreiche virtuelle Workshops gibt es kaum wahrere Worte. Vom Arbeitsplatz über die Wahl geeigneter Tools bis hin zum Zeitplan. Nur wenn Sie gut vorbereitet sind, kann Ihr Workshop gelingen. Wir empfehlen, Teilnehmern bereits bei der Einladung erste Tipps mitzugeben. Geben Sie auch den TeilnehmerInnen die Chance, sich vorbereiten zu können damit sie zu einem erfolgreichen Workshop beitragen können. Weisen Sie auf die Bedeutung einer stabilen Internetverbindung hin und erinnern Sie daran, dass alle TeilnehmerInnen sich um eine Webcam kümmern. Das klassische kabelgebundene LAN ist stabiler als WLAN und eine Konferenz mit Microsoft Teams verläuft bspw. reibungsloser, wenn man nicht parallel mit dem Firmen VPN verbunden ist.

Ebenso sind Tipps für die Einrichtung des Arbeitsplatzes hilfreich. Der Hintergrund im Homeoffice muss nicht extra von Bildern befreit werden, denn Persönlichkeit schafft Nähe, dennoch sollte der Arbeitsplatz aufgeräumt sein und nicht ablenken. Tools wie Teams bieten hierfür nützliche Hintergrundeffekte an. Bitten Sie die TeilnehmerInnen ein Headset zu verwenden, damit keine Hintergrundgeräusche übertragen werden und die Tonqualität darunter leidet. Last but not least: Snacks und Getränke dürfen bereitstehen, das spart unnötige Pausen.

Auswahl der richtigen Tools

Die Toollandschaft verändert sich momentan fast täglich, ständig kommen neue Lösungen hinzu. Welches Tool ist also das richtige für Ihren Workshop? Hier sollten Sie berücksichtigen, welches IT-Setup im Unternehmen vorherrscht und welche Compliance- und Security-Anforderungen festgelegt wurden. Auch die Usability und bisherige Erfahrungen der TeilnehmerInnen mit den Tools sind wichtig. Konnten bereits Erfahrungen gesammelt werden? Welche Tools bevorzugen die TeilnehmerInnen? Liegt bereits Wissen vor, können TeilnehmerInnen Bearbeitungsrechte erhalten und aktiv mitwirken, woraus sich oft eine spannende Dynamik entwickelt. Bei weniger erfahrenen Teams sollte es nur ein Tool geben, das allein der Moderator bearbeitet. Unser Tipp lautet jedoch: Weniger ist mehr. Am wichtigsten sind ein Tool für die Videokonferenz sowie ein visuelles Arbeitstool, in dem Inhalte dargestellt und bearbeitet werden können.  

Die neue Rolle des Troubleshooters

Kein Workshop ohne Moderator. Dies dürfte uns allen bewusst sein. Er oder sie setzt die Regeln durch, steuert die Gruppe und Diskussionen und behält den Zeitplan im Auge. Im virtuellen Workshop raten wir dazu eine zweite Person, den sogenannten Troubleshooter (oder einfacher gesagt: Organisator) hinzuzuziehen, welcher den Moderator unterstützt. Die Aufgaben beginnen bei der Vor- und Nachbereitung des Workshops (z.B. Einrichtung der Tool-Zugänge für die TeilnehmerInnen) und beinhalten auch die Aufzeichnung und Begleitung des Workshops. Der Troubleshooter weist TeilnehmerInnen z.B. auf Bild- oder Tonstörungen hin und hilft bei der Behebung der Probleme. Kurzum: Dem Moderator wird der Rücken freigehalten, damit er oder sie effektiv durch den Workshop führen kann.

Besonderheiten beim Ablauf

Die Arbeit im virtuellen Workshop ist für die meisten von uns eine neue, ungewohnte Situation. Gerade deswegen ist es ratsam, sich an bekannte Regeln aus der analogen Welt zu halten. Jeder „normale“ Workshop beginnt i.d.R. mit ein wenig Smalltalk und „Socializing“. Vergessen Sie dies auch im virtuellen Raum nicht, damit alle Beteiligten sich mit der neuen Situation vertraut machen können. Auch die Wiederholung der Workshop-Regeln durch den Moderator, wie z.B.

• Es spricht nur eine Person zur gleichen Zeit, die Zuhörer haben währenddessen ihr Mikrofon stumm geschaltet
• Nebenbei werden keine Mails oder SMS gecheckt
• Alle TeilnehmerInnen haben die Kamera aktiviert
• Pausen werden pünktlich beendet

Auch die Zustimmung der TeilnehmerInnen gehört zum „gewohnten“ Ablauf und sollte beibehalten werden. Was den methodischen Ablauf betrifft, sind prinzipiell alle Verfahren verwendbar, die man aus gewöhnlichen Workshops kennt, ggf. nur etwas abgewandelt. Wenn Sie die Arbeit in Kleingruppen planen, können zum Beispiel weitere individuelle, virtuelle Räume eingerichtet werden, in die sich die Einzelgruppen zurückziehen. Hinsichtlich der Zeitplanung empfehlen wir mit kürzeren Zeitfenstern zu arbeiten, um genügend Erholungspausen zu bieten und der Ermüdung vor dem PC entgegenzuwirken. Das Verhältnis von 45 Minuten-Sessions und 15 Minuten Pause pro Stunde hat sich als äußerst produktiv erwiesen. Ganztages-Workshops sind zwar denkbar, sollten aber vermieden werden. Planen Sie lieber zwei Workshop-Tage á jeweils 3-4 Stunden.

Je nach Toolauswahl besteht auch die Möglichkeit, die virtuellen Meetings aufzuzeichnen und den Teilnehmenden als Video-Dokumentation bereitzustellen. Im Sinne der Transparenz sollte zu Beginn des Workshops auf die Aufzeichnung hingewiesen bzw. um Zustimmung der Beteiligten gebeten werden.

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