Ist neu immer gut? Vom Umgang mit Veränderungen

Die Geschwindigkeit von Veränderungen in Unternehmen hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen. Gleichzeitig nimmt die Beständigkeit von Lösungen rapide ab. Was gestern noch die beste Option war, kann morgen schon wieder veraltet sein. Dieses als permanenter Wandel beschriebene Phänomen sorgt dafür, dass in schwierigen Situationen oft schnelle, unüberlegte Entscheidungen getroffen und eine schnelle Umsetzung der Maßnahmen verlangt werden. Routineabläufe und Ruhezyklen werden dadurch reduziert und nicht selten sind viele Mitarbeiter*innen mit der Komplexität der Veränderungen und dem Tempo, mit dem diese umgesetzt werden, überfordert.

Durch hastig getroffene Entscheidungen kann Stress in ihrem Unternehmen entstehen. Wir sind der Ansicht, dass ein erfolgreicher, nachhaltiger Change-Prozess Ordnung und Struktur und insbesondere Führung und Kommunikation braucht. Wir raten in unseren Projekten trotz des Drucks, der diese oft begleitet, daher stets zu strategisch durchdachten Lösungen und der Einbindung aller Mitarbeiter*innen. Gerade dann, wenn es um die Auswahl von Collaboration-Tools geht.

Wie viel ist zu viel?

Die Google Suche nach „Collaboration-Tools“ liefert 670 Millionen Ergebnisse. Ganz so viele Anbieter sind es dann zwar doch nicht, aber wenn man die Suche nach Anbietervergleichen konkretisiert, wird man dennoch mit einer Flut verschiedener Anbieter überrollt. Von Teams über Asana bis hin zu Trello versprechen alle innovatives Arbeiten und eine neue Form der Kollaboration. Was das konkret bedeutet, wird oft jedoch nicht wirklich klar. Dies kann dazu führen, dass Entscheider*innen die Funktionalität der Tools falsch einschätzen und aufgrund des zeitlichen Drucks, eine Lösung zur digitalen Zusammenarbeit umzusetzen, die falsche Auswahl treffen. Nicht für jedes Team eignet sich Slack, nicht für jedes Team ist Google Workspace die richtige Lösung. Wenn dann auch noch die eigentlichen Nutzer*innen nicht mit in die Entscheidung einbezogen wurden, kommt es kurze Zeit nach der Implementierung oft zum bösen Erwachen.

Viele Unternehmen merken dann, dass das Collaboration-Tool nicht zu den eigentlichen Arbeitsabläufen oder der Unternehmenskultur passt. Was dann folgt, ist nicht selten eine Flut von Workaround-Lösungen und Add-Ons, damit die Zusammenarbeit irgendwie funktioniert. Eine Extension hier, eine App da… Auch hier sind die Möglichkeiten schier unendlich. Aber nicht immer sind viele Möglichkeiten etwas Gutes. Ab einem gewissen Punkt ist jede*r Mitarbeiter*in, egal wie digital affin er oder sie auch sein mag, mit der Vielfalt überfordert. Wenn dann noch mangelnder Support hinzukommt, leidet die digitale Zusammenarbeit.

Einbeziehen statt überfordern

Wir raten daher immer dazu, die Auswahl des für Sie passenden Tools nicht übereifrig zu treffen und vor allem die Meinungen und Erfahrungswerte der Mitarbeitenden in die strategische Entscheidungsfindung einfließen zu lassen. Das Tool muss zu Ihrem Unternehmen, den Prozessen und vor allem Ihren Mitarbeiter*innen passen. Und wer, wenn nicht Ihre Teams selbst, kann dies am besten beurteilen?

Ist man sich einig und der passende Anbieter wurde gefunden, darf das Einbeziehen der Mitarbeiter*innen jedoch nicht schlagartig aufhören. Unsere Erfahrung zeigt, dass das bloße Zur-Verfügung-Stellen der Tools und das „Self-Enabling“ der Mitarbeiter*innen in den meisten Fällen nicht ausreicht und somit Change-Prozesse verlängert und die Überforderung verstärkt. Denn dort, wo die Vielzahl der Collaboration-Tool-Anbieter aufgehört hat, macht die Vielzahl an Tool-internen Möglichkeiten nahtlos weiter. Daher empfehlen wir, Lösungen entsprechend der Unternehmenskultur und des Lerntempos der Mitarbeitenden auszuwählen anstatt das volle Angebot ungefiltert bereitzustellen.

This Meeting could have been an E-Mail

Wir hören seit Beginn der Corona-Pandemie und der verstärkten Nutzung von Collaboration-Tools bei vielen unserer Kund*innen, dass die Anzahl der digitalen Meetings in keinem Verhältnis zur vorherigen Situation steht. Die räumliche und zeitliche Flexibilität verleitet dazu, schnell ein Meeting zu machen und mal eben auf den Anrufen-Button zu klicken.

Wenn früher nicht alle Kolleg*innen am gleichen Ort oder der Konferenzraum belegt waren, wurde eine E-Mail geschrieben. Heute wird ein Videocall geplant. Auch wir haben Tage, an denen wir uns von morgens bis abends in virtuellen Räumen aufhalten. Nicht immer ist das jedoch notwendig. Appellieren Sie an Ihr Team, Ihre Kolleg*innen aber auch an sich selbst, zu überlegen, ob für jedes Thema wirklich ein Videocall anberaumt werden muss. Manchmal reicht eben doch die gute alte E-Mail oder eine Nachricht im Chat. Auch kann es zur Effizienz beitragen, schon vorab die Erwartungshaltung an das Meeting zu kommunizieren, eine Agenda vorzubereiten und das Ziel für den Ausgang des Termins zu definieren.

Der Druck, sich selbst zu präsentieren

Eine weitere Randerscheinung von zu vielen und zu langen Videocalls ist bei vielen ein von der University of Arizona als „Zoom-Erschöpfung“ betiteltes Gefühl der Ausgelaugtheit. Ein langer Tag mit vielen Meetings kostet Energie. Insbesondere dann, wenn die Kamera eingeschaltet ist.

Der Druck, sich zu präsentieren, ist groß. Denn es herrscht die weit verbreitete Annahme, dass man sich mehr beteiligt, wenn die Kamera während des Meetings an ist. Das führt zu Erschöpfung und sogar zu einem völlig anderen Ergebnis, wie ein Experiment mit 103 Teilnehmern an der Universität gezeigt hat. Denn erschöpfte User*innen zeigen weniger Engagement und bringen sich weniger ein, was andere denken lassen könnte, sie seien nicht produktiv genug. Warum also beim nächsten Meeting-Marathon nicht einfach mal die Kamera auslassen?

New Work richtig umsetzen

New Work kam für viele Unternehmen durch die Pandemie schneller als gewollt. Viele hatten schlichtweg keine Zeit, strategische Entscheidungen zu treffen, da schnell gehandelt werden musste. Umso wichtiger ist es, jetzt an den richtigen Stellen nachzujustieren. (Digital) Kollaborieren und New Work will gelernt sein, damit es nicht zum Kollabieren kommt.

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Die drei aktuell wichtigsten HR-Handlungsfelder

Mitarbeitende ins Zentrum rücken, die Digitalisierung vorantreiben und die Zukunft der Arbeit gestalten. Laut der weltweiten Studie „Creating People Advantage“ der Boston Consulting Group sind dies die aktuell wichtigsten Handlungsfelder, wenn es um HR-Prozesse geht. Die Studie wird seit 2008 alle zwei Jahre in ähnlicher Form veröffentlicht und befragt 6.600 Teilnehmer*innen (davon 75% HR-Professionals) aus 113 Ländern. Zudem werden Experteninterviews mit Manager*innen führender Konzerne und Startups geführt. Insgesamt 32 Personalmanagement-Themen werden hinsichtlich des aktuellen Stands der Fähigkeiten der Organisation und der zukünftigen Bedeutung jedes Themas untersucht.

1. Mitarbeitende ins Zentrum rücken

Die Fokussierung auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter*innen wird das entscheidende Handlungsfeld und der Erfolgsfaktor bei der Gewinnung (und dem Halten) von Talenten in den 2020er-Jahren sein. Um High Potentials zu finden, zu verwalten und zu fördern, sind hochmoderne und digitale Ansätze notwendig. Darüber sind sich 85% der Befragten einig – die höchste Übereinstimmung in der gesamten Studie. Um im „War for Talents“ als Sieger herauszugehen, müssen Unternehmen Employee Journeys und HR-Prozesse aus der Sicht der Mitarbeiter*innen organisieren, digitalisieren und anpassen. Dafür muss kontinuierlich Feedback eingeholt und das Gefühl vermittelt werden, dass individuelle Persönlichkeiten, Anforderungen und Karrieremöglichkeiten im Mittelpunkt der HR-Arbeit stehen. Unternehmen müssen ihre Prozesse so digitalisieren, dass in erster Linie die Belegschaft davon profitiert und nicht das Business.

Um ganzheitlich die Employee Journey zu optimieren, eignen sich z.B. Chatbots als zusätzlicher Service, um Mitarbeiter*innen durch Informationen und Systeme zu leiten. Die lernfähigen Bots stehen wie ein persönlicher Assistent als durchgängig erreichbarer Kommunikationskanal zur Verfügung. Durch die unkomplizierte Kommunikation und schnelle Hilfe stehen die Mitarbeiter*innen im Mittelpunkt und erleben ein persönliches Serviceerlebnis.

Dem Thema Chatbots werden wir uns in einem kommenden Insight noch einmal genauer widmen. Sprechen Sie uns bei Interesse aber gern dazu an!

2. Die Digitalisierung vorantreiben

Wie einleitend erwähnt haben viele Unternehmen nach wie vor Schwierigkeiten, die Digitalisierung von HR-Prozessen voranzutreiben. Mangelndes Wissen, versteifte alte Strukturen oder auch ein Gefühl der Überforderung sind oft Gründe, warum viele Prozesse wie bisher fortgeführt werden. Auf Dauer werden Personalabteilungen so jedoch nicht handlungsfähig bleiben. HR muss proaktiv nicht nur sich selbst, sondern vor allem die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen aufbauen, erkennen und fördern, um gemeinsam mit der Belegschaft die Digitalisierung voranzutreiben.

In diesem Zusammenhang spielt die Corporate Digital Responsibility eine elementare Rolle. Sie bezieht sich auf die gesellschaftlichen und sozialen Dimensionen der Digitalisierung und sorgt für einen ethischen Umgang mit dem digitalen Fortschritt. Unternehmen müssen ihre ethische Position zur Digitalisierung finden und das verantwortungsbewusste Handeln im Zuge des digitalen Wandels im gesamten Unternehmen verankern.

3. Die Zukunft der Arbeit gestalten

Durch die Covid-19-Pandemie sind Unternehmen nun gezwungen, neu zu definieren, wie und wo zukünftig gearbeitet wird. Die HR-Abteilungen müssen dabei eine aktive Rolle einnehmen und die Zukunft der Arbeit mitgestalten. Prozesse müssen überdacht und Organisationsstrukturen angepasst werden. Zudem sollte ein guter Personalmix, bestehend aus Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, befristeten oder auch projektbasierten Verträgen, etabliert werden. Flexibilität wird hierbei eine Schlüsselrolle spielen. Automatisierte Prozesse können die Unternehmen bei der Neugestaltung der Arbeitswelt unterstützen und innovative und flexible Arbeitsmodelle ermöglichen.

Welche HR-Prozesse Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

HR-Prozesse sind oft komplex und müssen im Zuge der Digitalisierung strenge Datenschutzanforderungen erfüllen. Denn an keinem anderen Ort im Unternehmen wird mit solch sensiblen, persönlichen Daten gearbeitet wie in den Personalabteilungen. Viele Unternehmen fühlen sich dadurch überfordert und sind der Meinung, dass HR-Prozesse nicht digitalisiert werden können. Wie die Pandemie jedoch gezeigt hat, ist dies ein Trugschluss. Viele Prozesse können und sollten jetzt digitalisiert und automatisiert werden, damit Personalabteilungen jederzeit uneingeschränkt funktionieren. Durch eigene Lösungen oder mit der Hilfe von Software-Anbietern lassen sich maßgeschneiderte und sichere Systeme einrichten, die z.B. mit digitalen Personalakten, der mobilen Zeugniserstellung und der automatisierten Vertragserstellung dabei helfen.

Digitale Personalakte

Eine der größten Herausforderungen zu Pandemie- und Lockdownzeiten war es, dass Personaler*innen die Personalakten der Angestellten nicht mit nach Hause nehmen, gleichzeitig ohne die Akten jedoch nicht arbeiten konnten. Die Digitalisierung von Personalakten sollte für Unternehmen daher oberste Priorität haben. Durch die zentrale Speicherung von Arbeitnehmerdaten können Personaler*innen, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen von jedem Standort und von jedem mobilen Endgerät aus auf sie zugreifen. Berechtigungskonzepte legen dabei genau fest, wer was sehen darf, sodass alle Datenschutzanforderungen vollumfänglich erfüllt sind. Digitale Personalakten legen zudem den Grundstein für die weitere Automatisierung von HR-Prozessen wie z.B. dem gemeinsamen Bearbeiten von HR-Dokumenten.

Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung von HR-Prozessen. Ob das digitale Unterzeichnen von Arbeitsverträgen, durch welches analoge Tätigkeiten wie der Postversand oder die physische Archivierung des Papierausdrucks entfallen, Urlaubsanträge oder andere Dokumente, die eine Freigabe per Unterschrift benötigen: Die digitale Unterschrift verschlankt und beschleunigt Prozesse um ein Vielfaches.

Unsicherheit herrscht bei vielen jedoch hinsichtlich der Rechtsgültigkeit der Unterschrift. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen zwischen drei Stufen der Signatur unterscheiden, die je nach Prozess variieren können. Die einfache elektronische Signatur besteht lediglich aus einem Foto der händischen Unterschrift und ist leicht zu fälschen. Die fortgeschrittene elektronische Unterschrift bietet mehr Sicherheit, da sich die Identität des Unterzeichners eindeutig belegen lässt. Nachträgliche Veränderungen von Dokumenten werden dadurch verhindert. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Variante, die rechtlich gleichwertig wie die händische Unterschrift zählt. Hierfür ist jedoch spezielle Soft- und Hardware notwendig, die z.B. Bewerber*innen zu Hause oft nicht zur Verfügung haben.

Für die meisten HR-Dokumente ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift ausreichend. Hier gibt es mit z.B. Adobe Sign oder DocuSign bereits Lösungen, auf die jeder/jedem Bewerber*in auch von zu Hause aus problemlos und ohne zusätzliches Equipment zugreifen kann.

Automatisierte Zeugnis- und Vertragserstellung

Im War of Talents (siehe oben) spielen schnelle, digitale Prozesse eine entscheidende Rolle. Durch die automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen können Unternehmen hier anderen Mitbewerbern einen Schritt voraus sein. Mit vorgefertigten Textbausteinen und Daten aus der Stellenbeschreibung und der Bewerberakte lassen sich mit wenigen Klicks individuelle Verträge erstellen, egal, an welchem Ort oder von welchem Endgerät. Bewerber*innen erhalten ihre Verträge deutlich schneller und können diese, sofern die digitale Unterschrift im Unternehmen etabliert ist, direkt digital unterschreiben.

Zu empfehlen sind außerdem digitale Onboarding-Plattformen wie z.B. der Microsoft 365 Neo-Hub, die im weiteren Verlauf unterstützen und die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen auf ein neues und innovatives Level bringen können. Auch Offboarding-Prozesse lassen sich durch automatisierte Prozesse, z.B. der Zeugniserstellung, deutlich schneller abwickeln. In wenigen Minuten können durch Bewertungstools, in denen Führungskräfte ausscheidende Mitarbeiter*innen mit einem Punktesystem bewerten, rechtssichere Zeugnisse generiert werden. Diese werden anschließend automatisiert zur Freigabe an die zuständigen HR-Mitarbeiter*innen geschickt. Weiterhin ist es hilfreich, IT-Berechtigungen durch automatisierte Workflows zu entziehen, sodass die Datensicherheit auch nach Unternehmensaustritt gewährleistet ist.

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Was kommt – Fokus auf die Cloud

Die Cloud hat als Technologie im Jahr 2020 noch stärker an Bedeutung gewonnen und ist inzwischen gut etabliert. 2021 geht die „Cloudisierung“ deutscher Unternehmen weiter. Es wird das Jahr, in dem es gilt, Souveränität im Umgang mit der Cloud-Technologie zu erlangen und das Gelernte mithilfe einer Cloud-Strategie umzusetzen. Denn vielen Unternehmen ist der Mehrwert der Cloud noch nicht klar und die Diskrepanz zwischen dem Stand der Technologie und dem Stand von Unternehmen ist noch zu groß. Um dieser Situation zu begegnen, ist ein professionelles Change-Management nötig, das die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen zum Ziel hat sowie sie für neue Themen und Herausforderungen, die die Cloud mit sich bringt (Stichwort Datenschutz) zu sensibilisieren.

Allerdings wird auch der finanzielle Aspekt im Fokus vieler Unternehmen stehen. Während sich die Kosten für Cloud-Kapazitäten 2019 auf mehr als 14 Milliarden US-Dollar beliefen werden sie 2021 auf rund 21 Milliarden US-Dollar ansteigen. Das Problem? Unternehmen vergeuden Rechenleistung, da sie ihre Cloud-Szenarien überdimensioniert auslegen und erzeugen so Kosten für Cloud-Kapazitäten, die sie gar nicht benötigen. Ein Phänomen, das mittlerweile mit dem Begriff „Cloud Waste“ schon einen eigenen Namen bekommen hat. Die Cloud auch unter finanziellen Gesichtspunkten zu optimieren wird daher ein weiterer Trend für 2021 sein.

Was bleibt – Homeoffice und digitale Kollaboration

Die Arbeit im Homeoffice wird auch 2021 die Arbeitswelt bestimmen. Umfragen zeigen, dass nur jeder dritte Homeoffice-Nutzer dauerhaft zurück ins Büro will, also zurück in eine Zeit vor Corona. Das bedeutet auch, dass die digitale Kollaboration weiterhin von Bedeutung sein und bleiben wird. Anfängliche Stolpersteine wie falsch eingestellte Kameras oder keine klaren Kommunikationsregeln in virtuellen Meetings wurden zwar beseitigt, allerdings wird das Potenzial interner Netzwerke und Kollaborationstools in vielen Unternehmen noch nicht in Gänze genutzt. Damit die digitale Zusammenarbeit nicht leidet, müssen Unternehmen 2021 verstärkten Support für die Mitarbeiter*innen anbieten.

Was geht – Veraltete Führungsstile

Relativ früh führte der erste Lockdown 2020 vielen Führungskräften das vor Augen, was sie lange nicht wahrhaben wollten: Veraltete Führungsstile, die durch enge Führung und Kontrolle geprägt sind, funktionieren nicht und blockieren den Workflow. Die Unternehmen und Führungskräfte, die den im Lockdown entstandenen Raum für Eigeninitiative und Selbstorganisation zugelassen und gefördert haben, arrangierten sich deutlich besser mit dem „New Normal“ als diejenigen, die an alten Methoden festhalten wollten. Auch 2021 wird der Großteil unserer Arbeitswelt durch selbst organisierte und flexible Arbeit bestimmt sein. Moderne Führung muss daher situativ, kooperativ und partizipativ gestaltet werden. Nur wenn Führungskräfte offen für neue Wege bei der Mitarbeiterführung sind und sich vom klassischen Top-down-Ansatz verabschieden, werden sie in der zukünftigen Arbeitswelt Erfolg haben.

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Das Ergebnis der Studie: Nur wenige Unternehmen sind aktuell in der Lage, das Potenzial interner Netzwerke in Gänze zu nutzen. Viele Arbeitnehmer*innen fühlen sich nicht ausreichend unterstützt. Die digitale Zusammenarbeit leidet darunter.

Eigentlich ganz zufrieden, aber…

Fangen wir mit den positiven Erkenntnissen des Reports an: Generell sind die Deutschen mit ihrem digitalen Arbeitsplatz in 2020 eigentlich ganz zufrieden. Rund 80 Prozent bezeichnen ihn als aktuell oder modern. Aber: Immerhin 20 Prozent bezeichnen ihn nach wie vor als altmodisch oder sogar „steinzeitlich“. Die größten Defizite des digitalen Arbeitsplatzes sind laut der Befragung in der internen Kommunikation und Kollaboration zu finden.

Wenn es um die tägliche Arbeit geht, sind interne Kommunikationsplattformen die wichtigste Informationsquelle für Beschäftigte. Gerade durch die Corona-Pandemie haben Tools und Plattformen für die interne Kommunikation neu an Bedeutung gewonnen. Dementsprechend hoch sind aber auch die Erwartungen der Arbeitnehmer*innen, dass diese Plattformen auch zum zentralen Ort für die digitalisierte Zusammenarbeit werden. Orte wie das Intranet sollen die digitale Zentrale werden, in der die Beschäftigten jeden Morgen ankommen und sich die für sie relevanten Informationen holen.

Viele Unternehmen lernen jetzt erst, wie digitale Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Edin Rekić, Geschäftsführer der NetFederation

Das Problem ist jedoch, dass viele Unternehmen für diese Aufgabe noch nicht gerüstet sind. Ein großes Manko herrscht vor allem beim Support der Angestellten. Insbesondere im Homeoffice fühlt sich nur rund die Hälfte der Befragten wirklich unterstützt. Ein Drittel der Studienteilnehmer sagt sogar, dass die internen Plattformen für ihre Arbeit im Homeoffice kaum eine Rolle spielen.

Das Problem: Die digitale Zusammenarbeit leidet

Der digitale Arbeitsplatz wird zwar als Informations- und Kommunikationskanal geschätzt, aber wenn es um die Kollaboration und interne Kommunikation geht werden Defizite deutlich. Technische Features, die in beiden Punkten zu einer deutlichen Verbesserung führen können, wie z.B ein Chat, Suchfunktionen oder Videokonferenzen, werden schlecht bewertet oder gar nicht erst benutzt. Darunter leidet die digitale Zusammenarbeit. Der Digitalisierungsschub durch Corona und die dadurch resultierende zunehmende Wichtigkeit des Digital Workplace haben viele Unternehmen schlichtweg überfordert. Nur wenige sind aktuell in der Lage, das Potenzial der digitalen internen Netzwerke in Gänze zu nutzen. Dies zu ändern wird eine der größten Herausforderungen für 2021 werden.

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